Tempo življenja se povečuje, hitimo v službo, hitimo po opravkih, misli švigajo sem in tja, hitro govorimo, še hitreje pišemo. Družba stavi na prvi vtis, ženemo se za všečki na družbenih omrežjih, za najlepšo fotografijo, za najbolje posnet video. Za naklonjenost šefice, za še boljšimi delovnimi rezultati. Ni časa za podrobnosti, za poglobitev v na videz majhne stvari. Pa kakšne vejice, predlogi, oblike? Nimam časa, pomembno je, da je besedilo razumljivo. Pa je res tako?

Prvi vtis šteje

Pomembno vam je, kako ste videti, kaj daste nase in vase. Kako pišete, pa ne? Napaka. V današnjem digitalnem svetu uporabljamo pisno komunikacijo veliko več kot prej. V službi komuniciramo s strankami, sodelavci, nadrejenimi. In zelo pomembno je, kako so videti naša besedila. Ta so prvi stik z novo stranko, poslovnim partnerjem, morda z novim šefom. Dajejo prvi vtis o tem, kaj nam je ali ni pomembno. Če so naša besedila površna, polna slovničnih napak, smo verjetno takšni tudi mi. In ta prvi vtis je zelo težko popraviti. Še posebej v poslovnem svetu.

Preberite obe besedili in razmislite, kateri avtor besedila je na vas naredil boljši prvi vtis. Bojan ali Tanja?

Besedilo 1 (Bojan)

Spoštovani,

Obveščamo vas, da kot uporabnik počitniške hiše ali vikenda na območju vaše Občine, sporočamo, da bo od 1.1.2019 potekalo zbiranje določenih vrst komunalnih odpadkov na lokaciji vaše počitniške hiše ali vikenda, kjer ni prijavljenih prebivalcev za stalno. V ta namen bote na to območje prejeli tudi tipske prav zato namenjene vreče za zbiranje mešanih komunalnih odpadkov, odpadnega papirja in odpadne embalaže. Tipske vreče se delijo v skladu z 35. členom uredbe o ločenem zbiranju odpadne embalaže, papirja in mešanih komunalnih odpadkov, zato vam te vreče dodelimo avtomatsko.

Hvala za vaše razumevanje. Za vsa nadaljna vprašanja smo vam na voljo na kontaktnih obrazcih ali preko telefona 061 565 687 ali pa se oglasite osebno pri nas v pisarni.

Lep pozdrav, Bojan Šoštar-strokovni sodelavec

Besedilo 2 (Tanja)

Spoštovani,

lastnike počitniških hiš ali vikendov na območju občine Štorovci, kjer ni stalno prijavljenih prebivalcev, obveščamo, da se bo s 1. 1. 2019 pričelo zbiranje določenih vrst komunalnih odpadkov. Za namen zbiranja boste prejeli tipske namenske vreče za mešane komunalne odpadke, odpadni papir in odpadno embalažo. Prosimo vas za razumevanje in dosledno ločevanje odpadkov. Za dodatna vprašanja smo vam na voljo na telefonski številki 061 565 687.

Lep pozdrav

Tanja Tančevič, strokovna sodelavka

Morda se na prvi pogled besedili zdita podobni, vendar se kaj hitro opazijo razlike.

Če boste domov prejeli Bojanov dopis, boste sicer dobili vse informacije, ki jih potrebujete, vendar se boste verjetno vprašali, zakaj Bojan ni še enkrat prebral, kar je napisal? Ni opazil slovničnih napak ali se mu je le mudilo? Čeprav se mu je mudilo, nam podjetja zaračunavajo svoje storitve, ne potrudijo pa se niti za slovnično pravilen zapis.

Verjetno bi marsikdo razmišljal točno tako. Saj jim ni mar za nas. In to nas večina potrebuje, torej občutek, da smo v očeh drugega vredni. Cenjeni. Pa čeprav temu sledi še ena položnica za odvoz odpadkov.  

Tanja je po drugi strani bolj skrbno izbirala besede, pazila je na slovnično pravilnost, prejemnikom je posredovala samo informacije, ki so zanje pomembne. In pustila dober vtis, kar je izjemnega pomena za zaposlene, ki delajo s strankami.

Hitra vaja sestave besedil

Pisne komunikacije pa ne uporabljamo samo v poslovnem svetu. Po elektronski poti pošljemo sporočilo učiteljici, internetnemu ponudniku vrnemo skenirano pogodbo ali vložimo reklamacijo na kupljen izdelek prek spleta. In vsaka zapisana beseda pušča vtis o nas, gradi našo podobo. Sploh na učiteljico svojega otroka ne želimo pustiti slabega vtisa, kajne?  Zato hiter povzetek o pravilnem zapisu:

• Dopis začnite s pozdravom: Spoštovani, Pozdravljeni. Izpustite gospe in gospode, da se med njimi ne znajde kakšna goska: Spoštovana gos. Kokljovič; Gos. Kristina Gačnik, lepo pozdravljeni.
• Nadaljujte z glavnimi informacijami, ki jih želite sporočiti: Potrjujem udeležbo na skupni govorilni uri. V prilogi vam pošiljam podpisano pogodbo o najemu. Vlagam reklamacijo na artikel s šifro 52146, kupljen v spletni trgovini dne 5. 4. 2022, saj je artikel poškodovan.
• Pazite na pravilna predloga s in z, ki se velikokrat uporabljata povsem napačno. Preprost trik, ki vam je lahko v pomoč: uporaba predloga s pred besedami, ki se začnejo na naslednje črke (ta suhi škafec pušča). Uporaba predloga z: moj nori lev. Tako, dileme ni več.
• Pri naslavljanju ne uporabljajte polvikanja. Ali osebo tikate ali vikate, vmesne možnosti ni. Prosim vas, da mi sporočite, ali ste zainteresirana za sodelovanje. Saj vidite, da je malo čudno, ne? Ali si zainteresirana ali pa niste zainteresirani, druge ni .
• Dopis končajte z vljudnostnim pozdravom: Hvala za razumevanje in lep pozdrav. Prijazen pozdrav. Želim vam lep dan. Okrajšava LP je primernejša za SMS-sporočila, ne za uradna besedila.

Če pa se še vedno znajdete v kakšni jezikovni zagati ali dilemi, raje kakšno besedo zamenjajte ali izpustite. Uporabite besede, ki so vam domače, besedilo pred pošiljanjem še enkrat preberite, se nasmehnite in pošljite .

Nato se lahko v miru posvetite še temu, kako napisati dopis in pritožbo, morda pa raje temu, kako zapisati strokovne nazive oseb in kako podatke podjetja.

Že prihodnji petek pa razkrijemo, zakaj so frazemi »železne srajce«.