S svojega službenega seznama opravil ste črtali še zadnjo postavko, prebrali ste vso elektronsko pošto in nanjo odgovorili. Preden se podate na čudovito praznično križarjenje med pojedinami, darili, zabavami in okraski, je treba letos storiti še eno stvar: napisati avtomatsko obvestilo o odsotnosti.

Čeprav gre le za kratko sporočilo, je dobro upoštevati nekaj podrobnosti, da bodo stranke in sodelavci natančno vedeli, kdaj se vrnete na delo, vi pa boste zato lahko imeli sproščene praznike.

Kaj vključiti v obvestilo o odsotnosti?

Točen datum odsotnosti

Natančno določite, kdaj boste odsotni. Če reciklirate kakšno svoje staro sporočilo, preverite, kaj v njem piše, da ne bo kdo mislil, da vas ne bo do naslednjega poletja. Prav tako poglejte, v kakšnem formatu zapisujete datume, saj 11-12-2021 ni vedno 11. december. Američani to razumejo bolj kot 12. november.

Razlog, zakaj vas ni

V sporočilu o odsotnosti res ni treba napisati vseh svojih prazničnih načrtov. Je pa primerno, da napišete, ali gre za dopust ali drugo poslovno odsotnost. Tako bodo lahko bralci vašega sporočila točno vedeli, ali lahko od vas kljub temu pričakujejo kakšen odgovor ali ne. Če napišete, da boste na oddihu, vas bodo zagotovo pustili uživati trdo zaslužene proste dni.

Kdo lahko pomaga

Za nujne primere in v poslih, kjer mora vedno nekdo biti dežuren, je pomembno, da vas med dopustom nekdo nadomešča. Svojemu sporočilu dodajte podatke za stik z osebo, ki bo prevzela vašo pošto in pomagala strankam, če bodo to potrebovale.

Čemu se v avtomatskih sporočilih izogniti?

Podrobnostim

Kot rečeno – ni vam treba izdajati svojega načrta za potovanje ali jedilnika božične večerje. Že to, da ste na dopustu za praznike, je dovolj zgovorna informacija, ki pove, da se boste med tem časom raje ukvarjali s svojo družino kot z delom.

Duhovitostim

»Rože so rdeče, vijolice plave – pošiljam pozdrave z božične zabave!« Če niste pesnik ali poklicni komik, potem morda sporočilo o odsotnosti ni pravo mesto za vaš hudournik ustvarjalnih idej.

Prevelikim obljubam

Nikar ne obljubljate nemogočega. V prvi vrsti ne dajajte upanja, da boste na sporočilo odgovorili že prvi dan, ko pridete nazaj v službo. Če vsak dan pričakujete nekaj sto sporočil, dobro veste, da tega ne boste mogli narediti. Niti ne podtikajte dela kakšnemu sodelavcu. Lahko se z nekom dogovorite, da bo poskrbel za nujna sporočila, nikar pa mu ne naložite preveč dela. Prav tako ni kolegialno, da bi svojo pošto preprosto preusmerili na nekoga drugega, ne da bi se o tem z njim pogovorili.

Zatipkom

»Veseu Božič in srečno Novo leto 2024!« Naj vaše sporočilo za vsak primer prebere nekdo od sodelavcev. Tako lahko hitro odpravite kakšno napako. Če pa potrebujete dodatno pomoč, se obrnite na Leemetin blog. Saj veste, da tam rešimo vsako zagato, kajne?

Nekaj primerov

»Hvala za sporočilo. Od 25. 12. 2023 do 2. 1. 2024 me ne bo v pisarni. Če potrebujete pomoč, se obrnite na Janeza Novaka na [e-pošta in telefonska številka] za tržna vprašanja ali na Marijo Novak na [e-pošta in telefonska številka] za vprašanja o računovodstvu.«

»Hvala za vaše sporočilo. Med prazniki ne bom imel dostopa do e-pošte. Vrnil se bom 3. januarja 2024.«

»Med 23. 12. 2023 in 2. 1. 2024 bom odsotna zaradi božično-novoletnih praznikov. V nujnem primeru lahko pošljete sporočilo sodelavki Mariji Novak na naslov [e-pošta]. Na ostala sporočila bom odgovorila, kakor hitro bo mogoče.«

Naj vam pisanje obvestila o odsotnosti dobro steče, praznična miza pa naj se šibi od dobrot. Se vidimo po novem letu!*