Bližajo se prazniki in s tem dela prosti dnevi, zato boste pred odhodom iz pisarne zagotovo v svojem e-poštnem predalu nastavili obvestilo o odsotnosti. In ker bo z novim letom 2. januar spet dela prost dan, bo letos takšno obvestilo aktualno še dan več.

Ob prejemanju omenjenih obvestil ste gotovo že kdaj naleteli na ustrezno in jasno napisana obvestila, gotovo pa tudi na povsem neustrezna – preveč osebna, preveč sproščena in z osnovnimi slovničnimi napakami (tudi če niste vi, smo pa mi). 

Zaposleni pogosto pozabijo tudi na svoje naročnike ali sodelavce, ki ne govorijo slovensko, kar sicer ni nič katastrofalnega, vendar lahko z naslavljanjem slednjih v njihovem jeziku (ali vsaj angleškem) prikažete sebe kot nekoga, ki spoštuje kulturno raznolikost, ki je profesionalen, tudi ko gre za malenkosti, in ki ve, kako se potruditi še malce bolj od tekmecev.

Saj veste – včasih so prav malenkosti tiste, ki prevesijo tehtnico.

Preden za nekaj dni izklopite računalnik in ugasnete luč v svoji pisarni, preberite naš članek ter že danes nastavite slovnično in slogovno pravilno obvestilo o odsotnosti (ne pozabite na pravilen datum). 

Najprej vam bomo predstavili nekaj splošnih smernic o tem, česa se izogibati pri pisanju obvestila, nato pa navedli še povsem konkreten primer takšnega obvestila v več jezikih.

Obvestilo o odsotnosti – česa se izogibati?

1. Ne vključujte osebnih podatkov.

Pozdravljeni,

od 26. decembra do 3. januarja bom zaradi več kot zasluženega dopusta, ki ga bom preživela na Sardiniji, odsotna.

Poleg tega, da g. Marolta iz podjetja Cosylab morda ne zanima, da vas ni v službi, ker ste odpotovali na dolgo zaslužen dopust, je razkrivanje osebnih podatkov lahko tudi nevarno. Nikoli ne veste, kdo lahko prestreže vašo e-pošto in takšne podatke uporabi proti vam.

Če kakšnega dne ne boste preživeli doma, verjetno ob prihodu domov nočete najti odprtih vrat, ali pač? 

2. Dobro razmislite, kako in ali boste v času nedosegljivosti v nujnih primerih dosegljivi.

Od 26. decembra do 3. januarja bom nedosegljiva.

V nujnih primerih me lahko pokličete na 031 345 678 ali mi pišete na katarina.domanjec @ gmail. com.

O tem, koliko je primerno, da vas v času nedosegljivosti kdo moti, boste morali razmisliti sami, a vendarle takšnih in podobnih stavkov ne dodajajte, če to res ni potrebno. Zakaj si ne bi raje privoščili sodelavca in naslovnikom svetovali, naj se v času vaše odsotnosti obrnejo nanj? 

3. Ne tikajte naslovnikov.

Živjo, kot lahko vidiš, sem danes odsotna.

Že jutri se vrnem.

Nekateri v želji, da bi imeli s svojimi sodelavci ali naročniki sproščen odnos, prestopijo mejo vljudnosti in spoštljivosti. Če gre za službeno e-pošto, vam tikanje v obvestilu o odsotnosti močno odsvetujemo.

4. Vključite samo nujne informacije.

Če želite, da se pošiljatelji med vašo odsotnostjo obrnejo na vašega sodelavca ali sodelavko, bo dovolj, da navedete enega.

Navedite splošne informacije, brez podrobnosti »zakaj« in »kako«. Poglejte na zadevo s svojega vidika – bi vas zanimalo, da naslovnika vašega sporočila takoj po prihodu z dopusta čakajo še zdravniški pregled, sestanek z nadrejenim in gora drugih e-sporočil? 

Kako pravilno napisati obvestilo o odsotnosti?

Pripravili smo vzorčen primer, kako napisati jasno in jedrnato obvestilo o odsotnosti, pri čemer lahko možnosti a), b) in c) vključite po želji.

Pozdravljeni,

od 26. decembra do 3. januarja bom odsotna.

a)      Vaše e-sporočilo ne bo preusmerjeno./Vaše e-sporočilo bo preusmerjeno sodelavcu Martinu Novaku (martin.novak @ leemeta. com).

b)      V nujnih primerih bom dosegljiva po telefonu na 031 345 678/po e-pošti na katarina.domanjec @ gmail. com.

Ker se približujejo prazniki, lahko ob tej priložnosti dodate tudi:

c) Želim vam mirne praznike v krogu tistih, ki jih imate najraje.

Lep pozdrav

Katarina Domanjec

Kaj pa obvestilo o odsotnosti za sodelavce iz tujine?

Če ste pogosto v stiku tudi z naročniki/sodelavci iz tujine, lahko skladno z državo, iz katere prihajajo, dodate pod obvestilo v slovenščini še obvestilo o odsotnosti v ustreznem tujem jeziku. Če ste v stiku z veliko sodelavci iz tujine, bo morda povsem dovolj, da dodate obvestilo v angleškem jeziku.

• NEMŠČINA:​

Sehr geehrte Damen und Herren,

vom 26. Dezember bis zum 3. Januar bin ich geschäftlich nicht erreichbar.

a) Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet./Ihre Nachricht wird an meinen Mitarbeiter Martin Novak (martin.novak @ leemeta. com) weitergeleitet.

b) In Notfällen können sie mich telefonisch unter +386 (0)31 345 678/per E-Mail unter katarina.domanjec @ gmail. com erreichen.

c) Wir wünschen Ihnen angenehme Feiertage.

 

Mit freundlichen Grüßen

Katarina Domanjec

• ANGLEŠČINA:​

Dear Sir/Madam!

I will be out of office from 26 December through 3 January.

a) Your message will not be redirected. / Your message will be redirected to my colleague Martin Novak (martin.novak @ leemeta. com).

b) In case of an emergency, you can reach me at +386 (0)31 345 678/via email at katarina.domanjec @ gmail. com.

c) I wish you pleasant holidays in the company of your near and dear ones.

 

Kindest regards

Katarina Domanjec

• HRVAŠČINA:​

Poštovani,

od 26. prosinca do 3. siječnja bit ću odsutna.

a) Vaša e-poruka neće biti preusmjerena. / Vaša e-poruka bit će preusmjerena suradniku Martinu Novaku (martin.novak @ leemeta. com).

b) Za hitne slučajeve bit ću dostupna na telefonskom broju +386 (0)31 345 678 / na e-adresi katarina.domanjec @ gmail. com.

c) Želim vam mirne blagdane i da ih provedete u krugu svojih najmilijih.

 

Lijep pozdrav

Katarina Domanjec

• SRBŠČINA:

​Поштовани,

од 26. децембра до 3. јануара бићу одсутна.

а) Ваша е-порука неће бити прослеђена./Ваша е-порука биће прослеђена колеги Мартину Новаку (martin.novak @ leemeta. com).

b) У хитним случајевима доступна сам на броју телефона +386 (0)31 345 678/е-адреси katarina.domanjec @ gmail. com.

c) Желим вам мирне празнике у кругу оних које највише волите.

 

Срдачан поздрав,

Катарина Домањец

• ŠPANŠČINA:

​Muy señores/as míos/as,

Estaré fuera de la oficina desde el 26 de diciembre 2016 hasta el 3 de enero 2017.

a) Su mensaje no será reenviado. / Su mensaje será reenviado a mi compañero Martin Novak (martin.novak @ gmail. com).

b) En caso de urgencia, puede ponerse en contacto conmigo en el número de teléfono +386 (0)31 345 678/o vía correo electrónico en katarina.domanjec @ gmail. com.

c) Les deseo muy buenas fiestas en la empresa y junto a sus seres queridos.

 

Cordiales saludos,

Katarina Domanjec

​

• ITALIJANŠČINA:​

Gentile Signora/Signore,

dal 26 dicembre al 3 gennaio sarò assente.

a) Il Suo messaggio non verrà reindirizzato./Il Suo messaggio verrà reindirizzato al collega Martin Novak (martin.novak @ leemeta. com).

b) In caso di emergenza sarò raggiungibile telefonicamente allo +386 (0)31 345 678 / email katarina.domanjec @ gmail. com.

c) Auguro buone vacanze e buone feste insieme ai Suoi cari.

Cordiali saluti

Katarina Domanjec

• FRANCOŠČINA:​

Madame/Monsieur,

Je suis absente du 26 décembre au 3 janvier.

a) Votre message ne sera pas transféré./Votre message sera transféré à mon collègue Martin Novak (martin.novak @ leemeta. com).

b) En cas d'urgence, je suis joignable sur mon portable +386 (0)31 345 678/par mail à katarina.domanjec @ gmail. com.

c) Je vous souhaite de passer de très bonnes fêtes en compagnie de ceux que vous aimez.

 

Veuillez agréer, Madame/Monsieur, mes salutations distinguées.

Katarina Domanjec

• RUŠČINA:

Здравствуйте! 

С 26 декабря по 3 января меня не будет. 

а) Ваше электронное сообщение не будет переадресовано./Ваше электронное сообщение будет переадресовано коллеге Мартину Новаку (martin.novak @ leemeta. com). 

b) В случае крайней необходимости со мной можно связаться по телефону +386 (0)31 345 678/по электронной почте katarina.domanjec @ gmail. com. 

c) Я желаю вам спокойно провести праздники в кругу тех, кого вы любите. 

 

Всего доброго!

Катарина Доманьец