E-poštna sporočila, ki jih pošiljate svojim poslovnim partnerjem, so zrcalo vaše profesionalnosti. Zavedati se je treba, da z e-pošto ne predstavljamo samo sebe, ampak predvsem svoje podjetje.

Slog pisanja je odvisen od vsakega posameznika, kljub temu pa je pri sestavljanju poslovne e-pošte priporočljivo slediti splošnim pravilom pisanja elektronskih sporočil.

1. Zadeva (Subject) naj vsebuje bistvo sporočila, ki bo sledilo. Sporočila, pri katerih je polje Zadeva prazno ali pa bo vsebovalo samo nekaj besed, pogosto romajo naravnost v koš. Izloči jih namreč že programska oprema. Ne dopustite, da vaše sporočilo ne bi prispelo do prejemnika.

2. Sporočilo začnite s pozdravom in pravilno naslovite prejemnika. Prepričajte se, da ste pravilno črkovali ime in priimek prejemnika. Ko poslovno sporočilo pošiljate osebi, s katero še niste bili v stiku, jo vedno nagovorite z »Gospod (G.)« ali »Gospa (Ga.)«. Če z osebo vzdržujete redne stike, lahko uporabite tudi njeno lastno ime.

3. Bodite kratki in jedrnati. Preskočite dolga pojasnjevanja in opisovanja ter preidite k bistvu. Poslovna sporočila naj bodo kratka in strnjena. Dandanes po e-pošti prejmemo ogromno sporočil, zato vsakemu ne moremo nameniti preveč časa. Če se daljšemu besedilu kljub vsemu ne morete izogniti, ga razdelite na odstavke in izpostavite ključne dele.

4. Upoštevajte pravopisna pravila in uporabljajte ločila. Slovnično pravilno sporočilo bo na prejemnika naredilo precej boljši vtis od sporočila, ki je polno napak in ga je težko prebrati.

5. Izogibajte se velikim tiskanim črkam. V spletnem jeziku namreč predstavljajo kričanje.

6. Ne pozabiti dodati priponk, ki ste jih omenili v sporočilu. Pogosto se nam namreč zgodi, da v naglici pozabimo na datoteke, kar lahko povzroči nemalo zmede in nejevolje na prejemnikovi strani.

7. Izberite si zaključni pozdrav in vztrajajte pri njem. Z doslednostjo boste dosegli, da bodo naslovniki vaš pozdrav povezali z vami, in poskrbeli za bolj prijateljsko vzdušje.

8. Na konec sporočila vedno dodajte svoj podpis. Podpis naj vsebuje ime in priimek, položaj v podjetju, naziv podjetja z naslovom, telefonsko številko in številko faksa, na katerih smo dosegljivi.